Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ Phú Yên) sẽ xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 vào năm 2012 - Ảnh: M.NGUYỆT
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ
Để HTQLCL được vận hành, duy trì, phát huy tính hiệu lực, hiệu quả và đi vào mọi hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước thì yếu tố tiên quyết là quyết tâm của lãnh đạo cơ quan. Nếu lãnh đạo cơ quan không quan tâm sát sao, chỉ đạo quyết liệt thì có thể dẫn tới việc phản tác dụng trong quá trình áp dụng. Lúc này, các quy trình trong HTQLCL không đúng với thực tế trong quá trình chuyển giao hồ sơ giữa bộ phận một cửa và các phòng ban chuyên môn. Việc thẩm định hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sẽ không được minh bạch, ISO 9001 sẽ trở nên nặng nề, giảm năng suất thực hiện công việc, ở một cấp độ xấu hơn là giấy chứng nhận HTQLCL sẽ bị thu hồi.
Giấy chứng nhận của Tổng cục TC-ĐL-CL là bằng chứng ban đầu công nhận hệ thống quản lý được xây dựng đáp ứng những yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001, công nhận rằng, các cán bộ công chức hiểu được nội dung tiêu chuẩn, ý nghĩa của việc áp dụng ISO 9001, hiểu được cách vận dụng các yêu cầu tiêu chuẩn, các quy trình kiểm soát quá trình cung cấp dịch vụ công. Giấy chứng nhận có giá trị trong 3 năm, khi HTQLCL được liên tục duy trì áp dụng, cải tiến, khẳng định tính hiệu lực và hiệu quả.
Để HTQLCL đi vào thực tế khi cung cấp dịch vụ công, các đơn vị cần tuân thủ kiểm soát tài liệu bên ngoài như thường xuyên cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật quy định các quá trình cung cấp dịch vụ công. Hoạt động này sẽ giúp cho việc sử dụng các văn bản pháp luật được chính xác và nhất quán trong quá trình giải quyết công việc hành chính, nâng cao năng lực của cán bộ công chức và giảm thiểu những thắc mắc, khiếu kiện của các tổ chức công dân trong quá trình sử dụng dịch vụ công. Các đơn vị còn phải kiểm soát quá trình cung cấp dịch vụ công theo quy trình ISO đã xây dựng, tuân thủ các quy định của pháp luật, đặc biệt là thời gian cam kết trả kết quả đối với các tổ chức, công dân. Cán bộ công chức nên đề xuất với lãnh đạo, ban chỉ đạo ISO cải tiến quy trình ISO, các biểu mẫu được phê duyệt nhằm cải tiến quy trình làm việc, cải thiện quá trình cung cấp dịch vụ công. Khi đó, HTQLCL được duy trì sẽ trở thành công cụ đắc lực và hiệu quả hỗ trợ hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại các cấp, các ngành. Quá trình xem xét và liên tục phê duyệt cải tiến quy trình ISO là một trong những hoạt động trọng tâm của ban chỉ đạo ISO và hoạt động này là một yếu tố quan trọng, khẳng định HTQLCL có hiệu quả.
Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch Phú Yên đã được chứng nhận đồng thời chuyển đổi theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000/2008 - Ảnh: M.NGUYỆT
CNTT GIÚP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
Triển khai mô hình áp dụng khoa học công nghệ (CNTT) cho hệ thống ISO, ứng dụng “Giải pháp hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa” là giải pháp gồm phần cứng và phần mềm, hỗ trợ quá trình tin học hóa việc giải quyết các thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước, các tổ chức có chức năng cấp giấy phép, chứng chỉ, giấy chứng nhận... Với giải pháp này, các cơ quan nhà nước, các tổ chức ở Phú Yên có thể nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính với sự hỗ trợ hiệu quả của các trang thiết bị CNTT hiện đại. Giải pháp này còn được trang bị phần mềm hỗ trợ người sử dụng thực hiện tác nghiệp trên phần mềm đối với quá trình tiếp nhận - thụ lý - trình ký - trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính, đồng thời cung cấp thông tin để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị. Giải pháp cũng cung cấp các thiết bị để công dân chủ động tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi giám sát quá trình giải quyết thủ tục hành chính thông qua hệ thống mạng internet. Việc ứng dụng CNTT là giải pháp mạnh mẽ nhất trong việc đưa ISO vào thực tế, đem lại những kết quả như: Công khai thông tin hướng dẫn về hồ sơ, thủ tục, quy trình, biểu mẫu thủ tục hành chính; tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thông qua hệ thống mã số, mã vạch. Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và các phòng ban chuyên giải quyết hồ sơ, hỗ trợ lãnh đạo kiểm tra, xem xét và phê duyệt giấy phép; các hồ sơ có liên thông với các đơn vị bên ngoài như phường xã, các sở, ngành hoặc đơn vị cấp trên được giải quyết.
TRẦN MẠNH QUÁN
(Phó giám đốc Công ty Chứng nhận DAS Việt Nam)
Trích theo Báo Phú Yên Online http://www.baophuyen.com.vn/Khoa-hoc---Cong-nghe-79/3305805305406005552